Artikel ini ditulis oleh Sylvia Anjani, SKM, M.Kes, Dosen program studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan UDINUS

Menurut Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis, menyebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Dengan demikian dokumen rekam medis (DRM) harus dikelola dengan baik agar tidak rusak atau hilang sehingga dapat dipergunakan kembali untuk pengobatan atau pemberian pelayanan lainnya.

DRM rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat harus disimpan dengan baik di ruang filing. Keamanan DRM mencakup kelengkapan data pasien yang harus dijaga kerahasiaannya, sedangkan keamanan fisik DRM mencakup kondisi dari DRM yang harus dijaga agar tidak hilang, robek ataupun rusak serta terselip (missfile).

Terjadinya missfile akan berdampak pada pelayanan pasien yang menjadi lebih lama. Pelayanan pasien yang lama akan berdampak pada penurunan mutu pelayanan kesehatan, sehingga diperlukan pencegahan. Ada 2 cara agar missfile dapat dicegah, yaitu dengan cara sebagai berikut:

  1. Penggunaan Kode Warna

Kejadian missfile DRM seringkali disebabkan karena salah letak DRM. Hal ini terjadi karena banyaknya DRM yang harus diambil dan disimpan setiap hari selain itu kesalahan letak sering pula terjadi disebabkan  karena “human eror” dalam penulisan nomor dokumen rekam medis dimana petugas dibagian filing sulit membedakan kemiripan bentuk angka yang ditulis tangan misalnya 1 dengan 7, 0 dengan 6 dll.

Untuk mengatasi hal tersebut, maka pada sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) atau Middle Digit Filing (MDF), dapat diberi kode warna sesuai dengan 2 angka kelompok yang digunakan patokan penyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok akhir dan untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah).

Folder DRM dibuat dengan memiliki “lidah” yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warna. Ketika folder disimpan, “lidah” tersebut ditonjolkan keluar untuk memudahkan petugas dibagian filing melihat nomor rekam medis .

  • Penggunaan Tracer

Tracer digunakan sebagai pengganti DRM yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun misalnya dipinjam untuk pemeriksaan pasien di poli tertentu. Tracer juga meningkatkan efisien dan keakuratan dalam peminjaman dengan menunjukkan dimana DRM tersebut disimpan saat kembali ke bagian filing.

Tracer atau petunjuk keluar merupakan sarana penting dalam mengontrol penggunaan DRM. Tracer digunakan untuk menggantikan DRM yang keluar dari penyimpanan. Tracer ini tetap berada di rak penyimpanan DRM selama DRM yang dipinjam keluar sampai dengan DRM tersebut dikembalikan dan disimpan kembali.

Tracer yang baik menggunakan triplek yang dilapisi plastik berwarna dan dislip kartu yang berisikan keterangan DRM yang keluar, dengan begitu petugas dapat mengetahui dimana keberadaan peminjaman DRM. Tujuan penggunaan triplek adalah agar tracer yang berupa kartu tersebut tidak hilang dan rusak serta dengan penggunaan tracer dapat diketahui waktu keterlambatan pengembalian DRM saat kembali ke bagian filing.

Karena tracer digunakan berulang-ulang, maka bahan yang digunakan harus kuat. Tracer dibuat dalam bentuk triplek yang di slipkan kartu, biasanya ukurannya dibuat sama atau sedikit lebih besar dari dokumen rekam medis tujuannya agar petugas di bagian filing dapat dengan cepat melihat keberadaan tracer, dan kartu tracer harus tercantum keterangan mengenai:

1)      Nomor rekam medis;

2)      Nama pasien;

3)      Tujuan rekam medis atau peminjaman; dan

4)      Tanggal keluar.

Referensi: Modul Dasar Pengelolaa Rekam Medis 1 Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro.